会議が終わってから、議事録を書く時間。けっこうな負担ですよね。議事録は、会議で「何が話されて、何が決まり、だれが何をするのか」を残しておく記録のことです。私も、録音を聞き直して、大事なところを書き出して……と、1時間以上かかっていました。
いまは、AIに下書きを作ってもらっています。ただし丸投げはしません。録音を文字にしたもの（文字起こし）だけを渡して「議事録にして」と頼むと、全部書いてあるのに、何が決まったのか分からない議事録ができあがるからです。
実際、取引先からAIで作った議事録が送られてきたとき、順番が読みづらくて、直してもらったことがあります。読みやすい議事録には「型」があるのだと、そのとき気づきました。
全体の流れ（4つの手順）
- 会議を録音する。同時に、自分でもかんたんなメモを取る
- 録音をAIで文字にする（文字起こし）
- 文字起こしと自分のメモを、AIに渡して下書きを頼む
- できあがった下書きを、自分の目で確かめて直す
3番で使うAIは、ChatGPT、Claude、Geminiなど、文章で会話できるAIならどれでもかまいません。この記事のコツは、どれを使っても同じように役に立ちます。
丸投げすると、こうなります（よくある3つの失敗）
- 話した順に、全部まとめられてしまう……雑談も大事な話も同じ重さで並び、決まったことがうもれる
- 「で、だれが何をやるの？」が書かれていない……担当の人と、しめ切りがぬける
- そもそも、元の文字起こしが欠けている……AIの文字起こしは、会話が丸ごと消えることがあります（前回の記事で見分け方を説明しました）
どれも「AIがダメ」なのではなく、渡し方と頼み方で防げます。
コツ1：文字起こしと自分のメモを「2本立て」で渡す
いちばん効果があったのがこれです。AIに渡すものは2つあります。
- 文字起こし……会議の全体をつかんでもらうための材料
- 自分が会議中に取ったメモ……「ここが大事」を伝えるための材料
そのうえで、こう頼みます。「メモに書いたことは、文字起こしで前後の話を補いながら、もれなく入れてください」。
会議中にメモを取るとき、人は自然と「大事なことだけ」を書いています。この「何が大事か」の判断は、AIが苦手な部分です。メモを一緒に渡すだけで、できあがりがぐっと良くなります。きれいに書く必要はなく、箇条書きの走り書きで十分です。
コツ2：見出しの順番を、先に決めておく
私は議事録の見出しを、次の7つにそろえています。
- 概要……何の会議で、どんな話をしたか
- 出席者……だれが参加したか（社外の人と社内の人を分けて書く）
- 目的……何のために集まったか
- 論点……話し合ったこと。結論が出ず、持ち帰りになった話もここ
- 決定事項……決まったこと
- TODO・宿題……だれが、いつまでに、何をするか
- 次回……次の会議の日時と、話す内容
この順番は、会議の流れそのものです。「だれが、何のために集まり、何を話し合い、何が決まり、だれが何をやるのか、次はいつか」。読む人は、上から順に読むだけで、会議に出ていたかのように流れをつかめます。
大事なのは、「論点」を「決定事項」より前に置くことです。話し合い → 結論の順になるので、「なぜそう決まったのか」が自然に伝わります。逆にすると、結論だけが先に出てきて、あとから読んだ人が「この話、どういういきさつだっけ」と迷います。
できあがる議事録のイメージ
型にそって作ると、こんな形になります（架空の会議の例です）。
▼決定事項 ▽新しいシステムを使い始める時期 ・2027年4月から使い始めることを目標にする ▼TODO・宿題 ▽見積書をもう一度出してもらうよう依頼する ・担当：山田 ／ 期限：10/15 ▽いまのシステムに入っているデータの件数を調べる ・担当：未定 ／ 期限：未定
見出しの下は、少しずつ右にずらしながら「▽」「・」の記号をつけて、話の大きさが分かるようにしています。記号の使い方も最初に伝えておくと、毎回同じ見た目にそろいます。
コツ3：TODOは「担当」と「期限」をセットで書いてもらう
TODOは「これからやること」のことです。1件ごとに、だれがやるのか（担当）といつまでにやるのか（期限）を、必ずセットで書いてもらいます。
決まっていないときも空っぽにせず、「未定」と書いてもらうのがコツです。「未定」が並んでいれば、会議のあとで確かめるべきことが一目で分かります。空っぽのままだと、そのまま忘れられてしまいます。
そのままコピーして使える頼み方
文字起こしとメモをAIに渡したうえで、次の文章をコピーして送ります。
添付の2つの資料から議事録を作ってください。1つは会議の文字起こし、もう1つは私が会議中に取ったメモです。文字起こしは会議全体を把握するベース情報として使い、メモに書かれた論点は最優先で、文字起こしで前後を補いながら漏れなく反映してください。
見出しは「概要／出席者／目的／論点／決定事項／TODO・宿題／次回」の7つを、この順番で立ててください。論点は決定事項より前に置いてください。
TODOは1件ごとに「担当：〇〇／期限：〇〇」を書き、分からない場合は「未定」と記載してください。雑談や言い直しは省いて、結論が出ていない話は「論点」に残してください。
この文章をメモ帳などに保存しておけば、次からは貼りつけるだけです。会議のたびに考え直す必要はありません。
AIに任せてはいけない部分
- 人や会社の名前、金額、日付は、必ず自分で確かめる……文字起こしの時点で聞きまちがいが混ざります。「15日」と「50日」のような数字は、とくに危険です
- 決定事項は、自分で読み直す……「あとから自分が読んで分かるか」で判断します
- 会社の外に出してはいけない話の扱いは、会社のルールを確かめる……会議の内容をどのAIに渡してよいかは、先に上司やパソコン担当の人に確認しておきましょう
私の感覚では、AIが作ってくれるのは8割がたの下書きです。残りの2割（確かめることと、言い回しの調整）は人の仕事ですが、ゼロから書くのとは負担がまったく違います。
今日からできる3ステップ
- 次の会議で、箇条書きのメモを残す（きれいに書かなくてOK）
- 録音を文字にして、メモと一緒にAIに渡す
- 上の文例をコピーして送り、下書きを作ってもらう。名前と数字だけは自分で確かめる
よくある質問
作れます。ただし「何が大事か」をAIが自分で判断することになるので、できあがりは必ず自分の目で確かめてください。会議が終わった直後に、覚えていることを3行だけでも書き出してメモの代わりにすると、仕上がりが良くなります。
できます。無料の場合は、一度に送れる文章の長さに限りがあることが多いので、長い会議は分けて送るのがコツです。
まとめ
- 文字起こしだけの丸投げはNG。文字起こし＋自分のメモの2本立てで渡す
- 見出しは「概要→出席者→目的→論点→決定事項→TODO・宿題→次回」の順に決めておく
- 論点は決定事項の前。話し合い → 結論の順で読めるようにする
- TODOは「担当」と「期限」をセットで。決まっていなければ「未定」と書いてもらう
- 名前・金額・日付と、会社の外に出せない話の扱いは、人が責任を持つ
次回は、ファイルを会社の外の人に渡すときの、安全な共有のしかたを紹介する予定です。「とりあえずリンクを送る」をやめて、相手に合わせて3つのやり方を使い分ける方法をまとめます。
